Ochrony danych osobowych w firmie

Obowiązek prowadzenia dokumentacji o ochronie danych osobowych należy do każdej firmy. Jeśli w prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej przedsiębiorca sprzedaje towary bądź usługi osobom fizycznym czy też zatrudnia pracowników, staje się on wtedy administratorem danych osobowych.

Pierwszy element tego systemu to oczywiście dbanie o legalność procesów przetwarzania danych. Teoretycznie ustawa zabrania ich przetwarzania, jednak przewiduje ona sporo wyjątków od tej reguły. Według ustawy - nielegalne przetwarzanie danych osobowych jest przestępstwem.

Drugim elementem jest informowanie osoby, od której dane są zbierane, o tym:

• kto jest ich administratorem
• że ma prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania własnych danych w celach marketingowych lub wobec przekazywania ich innemu administratorowi.

Kolejny element mówi o obowiązku dokonywania zgłoszeń rejestracyjnych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych za pomocą specjalnego wniosku.

Najważniejszym elementem tego systemu jest obowiązek zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych. Zabezpieczenia te dzielą się na fizyczne i organizacyjne.

Spółka z o.o. w organizacji

Spółka z o.o. w organizacji (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji) - jest to podmiot o charakterze tymczasowym. Oznacza to, że albo niebawem nastąpi wpis do rejestru i zarejestrowanie spółki z o.o. albo wpis do Krajowego Rejestru Sądowego nie nastąpi i właściwa spółka z o.o. nie będzie zarejestrowana. Podmiot ten powstaje w wyniku podpisania umowy spółki.

Zawiązanie spółki z o.o. musi zostać zgłoszone do KRS w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki, w przeciwnym razie sp. z o.o. w organizacji ulega rozwiązaniu. Spółka z o.o. w organizacji ulega rozwiązaniu także wtedy, kiedy spółkę zgłoszono do KRS, lecz sąd rejestrowy wydał postanowienie odmowne, które stało się prawomocne.

Spółki w organizacji posiadają zdolność do czynności prawnych, mogą brać udział w obrocie gospodarczym, a także występować w swoim imieniu przed sądami i urzędami. Przed uzyskaniem wpisu do KRS spółka, może postarać się o nadanie numerów NIP i REGON, którymi będzie się posługiwać po zakończeniu rejestracji.

Optymalizacja podatkowa spółki

Optymalizacja podatkowa – jest to podjęcie działań zgodnych z prawem, w ramach których firma wykorzystuje dostępne środki do obniżenia obciążenia podatkowego, które powstałoby bez ich zastosowania.

Co przyczynia się do optymalizacji podatkowej?

• Połączenie spółek: spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki komandytowej

W spółce z o.o. komandytowej można w sposób dowolny ustalić podział zysków. Możliwy jest podział zysków w ten sposób, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będzie miała udział 0,1% w zyskach spółki komandytowej, natomiast komandytariusze 99,9 % udziału w zyskach. Jest to bardzo korzystne dla spółki jeżeli osiąga zyski, a zakładamy, że spółka będzie je osiągać.

To właśnie połączenie spółki ze spółką komandytową jest jednym z najprostszych sposobów na przeprowadzenie optymalizacji podatkowej, ponieważ spółki komandytowe są formą prawną, która gwarantuje realne korzyści finansowe.

Cienka linia

Niestety bardzo trudno jest określić granicę pomiędzy optymalizacją podatkową a obejściem prawa podatkowego. Należy wyraźnie rozgraniczyć działania sprzeczne z przepisami od działań podejmowanych przez świadomego podatnika korzystającego z dostępnych mu możliwości optymalizacyjnych przewidzianych w prawie podatkowym. Tylko rozwiązania legalne należą do instrumentów optymalizacji podatkowej.

Wspólnicy w spółce z o.o.

Jedną z głównych zalet spółki z o.o. jest fakt, iż wspólnicy za zobowiązania spółki wobec wierzycieli nie odpowiadają swoim majątkiem, lecz majątkiem spółki. Dlatego ze wszystkich spółek, to właśnie bycie wspólnikiem w spółce z o.o. jest najbardziej korzystne. Oczywiście każdy wspólnik w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością ma swoje prawa i obowiązki.

 Do praw wspólników należą:

• prawo głosu
• prawo kontrolowania dokumentów firmy
• prawo do udziału w zyskach
• prawo uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników
• prawo zbycia udziałów
• prawo nadzoru nad funkcjonowaniem spółki.

Natomiast do obowiązków wspólników należą:

• obowiązek wniesienia wkładu do spółki
• obowiązek dostarczania firmie niezbędnych dokumentów
• obowiązek dokonywania wymaganych wpłat
• obowiązek wyrównania brakującej wartości aportu

Księgowość w spółce z o.o.

Spółka z o.o. jak każda inna firma zmuszona jest do prowadzenia księgowości. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi prowadzić księgi rachunkowe zwane również "pełną księgowością" czy "pełną rachunkowością”, a swoją księgowość ma obowiązek prowadzić zgodnie z ustawą o rachunkowości.

 Po zakończeniu roku spółka z o.o. musi wykonać sprawozdanie finansowe:

• rachunku zysków i strat,
• bilansu,
• informacji dodatkowej.

Wszystkie dokumenty muszą być złożone w Urzędzie Skarbowym i Sądzie Rejestrowym.
W firmie musi być również prowadzony raport kasowy - odzwierciedla on stan gotówki w spółce. Każda płatność obowiązkowo musi być dokonywana tylko z pieniędzy spółki. W sytuacji, gdy w spółce zabraknie na to środków to właściciel nie może zapłacić ze swoich pieniędzy. Istnieje jedynie możliwość udzielenia pożyczki swojej firmie na podstawie zawartej umowy pożyczki.

Ustalenie własnego zakładowego planu kont to wielki atut pełnej księgowości. Dzięki temu jest możliwość wyliczenia dochodu do opodatkowania z ksiąg rachunkowych.